Sedan 2007 har Redway genomfört upphandlingar och sourcingutredningar kring IT och telefoni för Örebro kommun. Viktiga faktorer till de återkommande uppdragen har varit specialiserade konsulter som genererat ett stort strategiskt värde och inte minst tydliga kostnadsbesparingar, menar Claes Sandholm, objektledare digitalt samarbete.

Som offentlig myndighet är en del av uppdraget att Örebro Kommun behöver leverera kostnadseffektiva tjänster med hänsyn till skattebetalarna. Det ansvarar också för att ta ställning till om det är av strategiskt värde att en funktion genomförs internt eller om den kan skötas av en leverantör. För att kritiskt granska marknaden krävs särskild kompetens vilket är bakgrunden till att Redway kopplats in i fem upphandlingar och fyra andra uppdrag varav ett par sourcingutredningar avseende olika telefonitjänster.

Claes Sandholm har sedan länge tillbaka arbetat inom Örebro kommun i en rad olika roller kopplat till IT och telefoni. För närvarande är han objektledare för digitalt samarbete med ansvar för plattformen M365. Under karriären har han fått bidra till en omfattande utveckling av sitt verksamhetsområde och stundtals jobbat i nära samverkan med Redway. 

– Vi har haft ett oerhört bra samarbete med Redway och känner oss mycket nöjda. Det har att göra med deras stora kännedom om marknaden, nischade kompetens inom området och att de är specialister på upphandlingar. Vi har aldrig fått en överklagan på någon upphandling som gjorts vilket i sig är en kvalitetsstämpel. Under förändringsresan har vi känt oss trygga med att de aktiviteter som genomförts varit strategiskt rätt. Och något av det viktigaste för våra skattebetalare; vi har gjort stora besparingar genom att anlita Redway, berättar Claes.

Vad hade ni för mål när ni gick in i projekten?

– Att leverera kostnadseffektiva lösningar som matchar verksamheten, uppnå en viss flexibilitet för att kunna hantera nya behov under respektive avtalsperiod och att ligga rätt inom området rent strategiskt. Det är kostsamt att bygga om infrastrukturen så vi ville undvika att låsa fast oss med en dyr lösning.

Vilka har varit de största utmaningarna under uppdragen?

– Den största utmaningen har varit att hantera omvärlden. Kommunen är en variationsrik verksamhet och att lyckas matcha interna behov mot lösningar på marknaden som både uppfyller legala krav och rätt nivå är alltid svårt. Vad gäller leverans av telefonilösningar för vår komplexa IT-miljö upplever vi att det har varit begränsat med leverantörer på den svenska marknaden. Här har Redways specialistkompetens och marknadskännedom utgett viktiga faktorer för att navigera rätt. 

Vad resulterade samarbetet i?

– Sammantaget har upphandlingarna inom telefoniområdet och de sourcinguppdrag som genomförts tydligt resulterat i att vi kunnat erbjuda kostnadseffektiva tjänster med hög tillgänglighet, fått en höjd intern beställarkompetens tack vare Redways kunskapsöverföring och kontinuerlig utveckling av vårt tjänsteutbud kopplat till behov. Det ligger ett stort engagemang bakom!

Vad skulle du ge för råd till andra som står inför en liknande resa? 

– Det är vanligt att vara lite väl optimistisk med tidsåtgång för projekt och den interna organisationens kapacitet. Många områden kräver ständiga förbättringar vid leverans av tjänster så det gäller att prioritera rätt uppdrag, genomföra dem korrekt och vid rätt tidpunkt. Var kritiska i bedömningen kring om ni själva har den specialistkompetens som krävs internt eller ej och ta hjälp med utredningen om ni behöver. Även om det kostar initialt i konsultarvoden har vi fått igen det under förändringsresan när vi anlitat Redway.