Hur lyckas man egentligen med en systemupphandling? Att upphandla ett system är ett komplext område med många olika faktorer som påverkar. Vi har ställt frågan till vår konsult Marcus Bramlöv och sammanfattat hans svar i denna artikel.
Framgångsfaktor 1 – Förberedelser och nulägesanalys
Att förbereda sig är A och O för att ni ska lyckas nå era målsättningar med er systemupphandling. Ändå är det vanligt att detta första och viktiga steg inte prioriteras. Detta kan leda till att ni upphandlar fel systemlösning, något som kan medföra ökade kostnader eller en begränsande lösning. Därför är följande frågor och områden relevanta att titta på:
- Identifiera och sammanställa övergripande strategiska mål för er organisation. Bryt sedan ner dessa till anpassade mål och förflyttningar för kommande leverans.
- Identifiera intressenter – Vilka är de och hur ska kommunikation och förankring ske?
- Sammanställ ert nuläge
- Verksamhetsanalys – Vilka är de verkliga behoven?
- Marknadskartläggning och inledande leverantörsdialoger – Ett bra läge att få input från marknaden och skapa intresse.
- Ekonomisk analys
- Prioritering – Identifiera vad som är viktigast och prioritera därefter
Utifrån denna input och analys kan ni fatta beslut kring vad ni ska upphandla och hur. Det är inte helt ovanligt att man i det här läget ser att det går att utveckla istället för att upphandla nytt.
Framgångsfaktor 2 – Kravställning
Med avstamp i era slutsatser från den föregående fasen har ni nu en bra grund för att ta fram en relevant kravställning. Det finns tre gyllne regler som vi på Redway brukar utgå från för att få en lyckad kravställning
- Kravställ på funktion – Det ger era potentiella leverantörer betydligt större möjligheter att ta fram en bra lösning. Var därför mycket restriktiva med detaljkrav som lätt kan bli begränsande. Ofta är detaljkrav kopplade till hur det ser ut eller fungerar idag. Det är därför relevant att fundera extra noga över om det verkligen behöver vara så.
- Mjuka värden – Mjukare värden som exempelvis införande, samverkan och hållbarhet är precis lika relevanta som funktionella krav. Ni och leverantören ska trots allt leva tillsammans ett tag.
- Leverantörsdialog – Fortsätt er leverantörsdialog så att ni förankrar krav och behov. Dialog bidrar till ökad förståelse för era behov och lägger grunden för ett bra slutresultat. Även om förutsättningarna ser olika ut för privata och offentliga organisationer går det alltid att föra dialog.
Framgångsfaktor 3 – Utvärdering
Oavsett om ni verkar inom privat eller offentlig sektor hjälper en utvärderingsmodell era att balansera kvalité och pris. Er utvärderingsmodell ska ta hänsyn till både kort- och långsiktiga kostnader som ni kan väga mot kvalité.
Utvärdera därför:
- Utvärdera användarvänlighet – Enkelhet och intuitivt användargränssnitt är viktiga faktorer för att system ska användas.
- Andra kvalitativa faktorer – Exempelvis systemets möjlighet att bidra till ökad effektivitet och hur systemet integreras med andra kringliggande system.
Pris – Priset är en viktig aspekt. Tänk på hur kostnaderna fördelas så att ni lägger fokus på rätt prisområde.
Framgångsfaktor 4 – Avtalsskrivning
Har dialogen och underlagen varit tydliga brukar denna del vara mycket enkel. Men avtalsskrivning är inte bara en juridisk process, enligt vårt synsätt handlar detta steg lika mycket om samsyn. Lägg därför lite extra tid på att förstå varandra och säkerställa att ni har samsyn innan avtalsskrivning. Det kanske låter självklart men många hoppar över det. En gemensam syn och förståelse lägger grunden för både ett lyckat implementationsprojekt och förvaltning.
Hör gärna av dig till oss om du vill resonera mer kring systemupphandling
”Det är lätt att hoppa över förberedelsefasen och nylägesanalysen men detta arbete lägger grunden för en lyckad systemupphandling”
