Kunden och utmaningen
IT-avdelningen på Uddevalla kommun tillhandahåller drift och teknisk systemförvaltning, supporttjänster, lösningar för IT-arbetsplatsen samt arbetar med att utveckla kommunens e-tjänster och enklare applikationer. Merparten av de tjänster som avdelningen levererar till kommunens förvaltningar produceras i egen regi, allt från driftövervakning till i ordningsställandet av hårdvara som laptops, surfplattor och mobiltelefoner.
Under 2019 antog kommunen sin digitala agenda med målbilden: ”Att genom en modern e-förvaltning förenkla vardagen för medborgare, näringsliv och medarbetare på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt”.
Kommunen har också, parallellt med arbetet med den digitala agendan, uppgraderat sin IT-miljö och implementerat en helt ny plattform. Plattformen skapar nya möjligheter och förutsättningar för IT-avdelningen, både kopplat till interna processer inom avdelningen men också för de tjänster som tillhandhålls till kommunens förvaltningar.
IT-avdelningens ambition är att kunna ta en aktiv roll i kommunens digitaliseringsarbete och fullt ut nyttja de möjligheter som den nya plattformen innebär. För att lyckas med detta krävs en utveckling av organisationen, kompetenserna, de tjänster som levereras samt hur de utförs.
Redways uppdrag
För att påbörja förändringsresan anlitades Redway för en organisations- och verksamhetsanalys. Målsättningen var att beskriva det kommande förändringsbehovet och skapa en gemensam bild av den utveckling som behöver ske. Uppdraget innefattade även att ta fram en färdplan över prioriterade områden att arbeta med på såväl kort som längre sikt.
En annan viktig aspekt av arbete var att utvärdera hur avdelningen hanterade sitt nuvarande uppdrag samt vilka förväntningar och behovs som avdelningen upplever från verksamheten.
Hur gick Redway tillväga?
För att skapa en bred förankring samt för att öppna upp för olika perspektiv intervjuades samtliga medarbetare inom IT-avdelningen. Vid dessa intervjuer berördes områden som kompetens, vilja, förmåga samt upplevda förväntningar, möjligheter och utmaningar.
Utöver intervjuerna genomfördes ett antal workshops och djupintervjuer med avdelningens ledningsgrupp där styrkor, svagheter, utmaningar och möjligheter samt ambitioner diskuterades. Redway visualiserade och analyserade också ett antal nyckelprocesser och statistik kopplade till dessa processer.
Resultat
Redway arbetade fram en nulägesanalys som beskriver kultur, styrning, medarbetare samt struktur, ledning och strategi. Tillsammans med ledningsgruppen arbetades en målbild fram som baseras på en framtida tänkt position och med ett antal identifierade nyckelaktiviteter på vägen. Den visuella bilden av förändringsarbetet används för förankring inom avdelningen.
Med analysen som grund och med ambitionen om att vara en drivande kraft i digitaliseringsarbetet gav Redway förslag på konkreta områden att arbeta vidare med på kort och lite längre sikt. Exempel på aktiviteter som föreslogs var:
- Tydliggörande av målbild och färdplan
- En omställning av nuvarande supportorganisation och processer. Den föreslagna förändringen fokuserade på att dels öka samarbetet inom supportorganisationen och förändra kanalstyrningen
- Ett ökat fokus på proaktivt förbättringsarbete
- Frågeställningar att arbeta med för att IT-avdelningen ska kunna tillhandahålla fler e-tjänster och applikationer till kommunens verksamheter
Befinner ni i er i samma situation?
För att skapa en förändring krävs flera ingredienser. Vi på Redway vill särskilt lyfta fram nedan delar:
- Att kunna förklara vad som förändringen syftar till och hur målbilden ser ut är en nyckelfaktor för att skapa framdrift i förändringen
- Att våga prioritera och rikta sitt fokus är en annan viktig aspekt som vi kanske inte pratar riktigt lika mycket om. I alla organisationer är resurserna begränsade vilket innebär att avvägningar hela tiden behöver göras mellan vad organisationen ska göra bra och vad organisationen ska göra riktigt bra. Att våga välja bort, att fundera på vad man vill göra i egen regi och vad som kan outsourcas är viktiga frågor att resonera kring för att kunna prioritera förändringsarbetet
- Låt era styrkor vara i fokus när ni skapar er förändringsplan. Att fokusera på sina styrkor och bygga på dessa skapar bättre förutsättningar för förändring än att fokusera på svagheter
