Livsmedelsverket arbetar för att maten som produceras, säljs och serveras i Sverige ska vara säker och ärlig, för ett samhälle där det är lätt för människor att äta på ett hälsosamt och hållbart sätt, och för en trygg livsmedels- och dricksvattenförsörjning i vardag och kris.
Under 2022 stod Livsmedelsverket inför en ny upphandling av såväl hårdvara som support och konsulttjänster inom området datahall, nätverk, datorer och mobiltelefoner. Tidigare hade Livsmedelsverket haft två avtal inom området men såg redan från start en vinst av att skapa ett gemensamt avtal. ”Att upphandla och förvalta ett avtal är tidskrävande och det kändes därför som läge att skapa endast ett avtal”, säger Bo Pettersson som är chef för IT-drift och support på Livsmedelsverket
En annan sak som var tydlig redan från början vara viljan av att hitta en partner snarare än en leverantör.
”Vi är en relativt liten IT-avdelning och för att lyckas med vårt uppdrag behöver vi ha brett kunnande inom många olika områden. Därför är det viktigt för oss att vår partner kan förse oss med specialistkunskap och ge oss råd och stöd i olika frågor”, berättar Bo. ”Det var också viktigt för oss att få en flexibilitet i det nya avtalet för att kunna anpassa det utifrån nya förutsättningar. Vår datahall kommer inte se likadan ut vid avtalsstart som vid avtalsslut och avtalet behöver därför kunna anpassas utifrån de behov som uppstår.”
Eftersom Livsmedelsverket bedömde att prisbilden för själva hårdvaran var relativt jämn mellan olika leverantörer valde man istället att fokusera på kvalité och partnerskap i upphandlingen. En bit in i upphandlingen väcktes tanken om att genomföra den som ett förhandlat förfarande, något som kändes rätt direkt.
”Vi såg att vi med ett förhandlat förfarande skulle undvika att tappa bra leverantörer på grund av detaljkrav men framförallt såg vi en möjlighet att verkligen förstå varandra och skapa samsyn”, berättar Bo.
Med siktet inställt på ett förhandlat förfarande fokuserade Livsmedelsverket på att uttrycka behov snarare än absoluta krav för att kunna skapa ett förhandlingsutrymme och mer dialog. Man lade också stor vikt på att förbereda frågeställningar inför förhandling, ta fram incitamentsmodeller och tankar kring samverkan.
Camilla Faber, upphandlare på Livsmedelsverket, klev in i upphandlingsprojektet när beslutet om upphandlingsformen var fattat. ”När jag hörde att valet fallit på ett förhandlat förfarande blev jag glad”, berättar Camilla. Dock poängterar Camilla att ett förhandlat förfarande kräver mycket arbete – inte bara i själva upphandlingen men också när avtalet är på plats. ”Vid ett förhandlat förfarande behöver man ha en tanke om hur man vill följa upp leveransen när avtalet väl är på plats och ha en organisation för detta.”
Med hemläxan ordentligt gjord gick Livsmedelverket in i nästa fas i arbetet och började dialogen och förhandlingen med leverantörerna. Just själva dialogen var uppskattad av så väl Livsmedelsverket som leverantörerna. ”Vid mötena kunde vi få samsyn och lära känna varandra. Utifrån dessa möten fick leverantörerna också möjlighet att presentera sitt slutgiltiga anbud. Givet den dialog som skedde upplevde vi också att startsträckan med den vinnande leverantören blev kortare än normalt – vi hade redan en gemensam syn på vad vi ska uppnå tillsammans” säger Bo.
”En sak som är viktig att tänka på vid ett förhandlat förfarande är att det kräver både tid och noggrannhet” säger Camilla. ”Vi har lagt mycket energi på att både förbereda och dokumentera dialogerna för att lägga grund för tilldelningen. Vi valde även att erbjuda reflektionsmöten med alla svarande leverantörer efter att tilldelning skett, något som var uppskattat och som kan skapa lärande på båda sidor.”
”Redway har varit ett bra bollplank för oss i upphandlingen och vågat utmana oss när vi fastnat i gamla tankegångar. Vi har varit ett starkt team tillsammans där Redway tillfört både marknadskunskap, erfarenhet men också glädje in i arbetet”, säger Bo. ”Det har varit roligt att arbeta tillsammans!”
Tre tips för er som funderar på att upphandla enligt ett förhandlat förfarande
- Ett förhandlat förfarande skapar möjligheter men innebär ofta en större tidsåtgång än vid en klassisk upphandling. Välj därför upphandlingsformen när ni ska upphandla komplexa tjänster, nya tjänster eller där det finns ett särskilt behov av dialog
- Tänk bortom själva upphandlingen och ha redan från början en idé om hur ni vill leva med och följa upp avtalet när det är implementerat
- Var noggrann i förberedelser och dokumentation under upphandlingens gång, det skapar tydlighet, transparens och lika förutsättningar
